Metodología para elaborar un presupuesto

1.-  Pasos preliminares

 

1)      Reorganización y estructuración de la empresa.

2)       Instalación del Sistema Presupuestario

3)       Instrucción y Motivación al personal que interviene en el proceso

 

 1)  Reorganización y estructuración de la empresa con claras delimitaciones de autoridad y responsabilidades, lo cual aconseja elaborar el correspondiente ORGANIGRAMA. Es necesario que la empresa tenga una estructura organizativa clara y coherente, a través de la cual se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades.

 

2) El Sistema Presupuestario a instalar  debe ser compatible con el sistema contable, de manera tal que cada partida presupuestaria tenga su correlativa en la contabilidad.

 

Un programa presupuestario será más eficaz en la medida en que se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente  tendrá que contar con una estructura perfectamente definida.

 

3.-  La importancia del  Recurso Humano   viene determinada por: a) la capacidad para realizar la actividad y b)  la repercusión que, sobre el proceso presupuestario, tiene la conducta de quienes  interviene en el mismo, esto es, el papel que desempeñan dentro del proceso de presupuestal los factores de motivación y de comportamiento del personal que labora en dicha actividad; c) la participación sirve de motivación a los individuos, confiriéndoles un poder decisorio en sus respectivas áreas de responsabilidad.

 

2.-  Las Funciones del Comité de Presupuesto.

Las funciones del Comité de presupuesto estarán en función del tipo y tamaño de la empresa.

En Empresas pequeñas: Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del  departamento de Contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las siguientes funciones:

 

a.-  Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización. 

 

b.- Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno e ala intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicarán en la fase del control.

 

c.-  Difundir la técnica del presupuesto en los niveles operativos y capacitar al personal sobre el adecuado manejo de las cédulas presupuestarias.

 

d.-  Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes.

 

En las Empresas grandes:   Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y maneja operaciones comerciales de grandes proporciones a nivel nacional e internacional, se sugiere la constitución de un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones:

 

a.-  Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las observaciones necesarias.

b.- Aprobar el presupuesto general de la empresa

c.- Considerar y aprobar los cambios propuestos al presupuesto general apenas se inicien las operaciones que lo generaron.

d.-  Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y ejecutados.

 

 

3.-  Instrucciones para elaborar el presupuesto, en cada área funcional

 

La dirección general o estratégica de la unidad de presupuesto, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas  puedan diseñar los planes, programas y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área funcional, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa.

 

A partir de las directrices recibidas, y aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos enmarcados.  Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar los planes. A través de fases interactivas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

 

La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos con base a la actividad que se va a desarrollar.  Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento para conocer la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.

 

4.-  Relaciones presupuestarias internas y externas.

 

El enfoque contemporáneo de sistemas se concentra en la interdependencia de las partes de una organización y la interdependencia de la organización con el medio ambiente. 

 

La información interna es suministrada por las diferentes áreas funcionales:

 

Ventas:  Se encarga de  suministrar la información referente a  los ingresos previstos para el período que abarca el presupuesto, comprende  los ingresos por ventas a crédito y contado.

 

Producción:  Los costos y gastos incurridos en la producción de bienes o servicios a producir durante el período presupuestario. Mano de Obra Directa, Mano de Obra Indirecta, Materiales Directos e Indirectos, Costos de Mantenimiento de los equipos y otros.

 

Compras:   Las inversiones en equipos,  materia prima, materiales y otros requeridos para llevar a cabo la producción prevista.

 

Finanzas: Suministra la información relacionada con los bienes de capital a invertir durante el período que se está presupuestando e intereses pagados por capitales obtenidos en préstamos.

 

Investigación y Desarrollo: Erogaciones a efectuar durante el período correspondiente para la investigación y desarrollo de nuevos productos y/o nuevos mercados con el fin de contribuir con el crecimiento de la empresa.

 

La información externa la toma  la empresa de las variables macroeconómicas imperantes en el país, tales como: la tasa de inflación, las fluctuaciones en los intereses bancarios, el valor del dólar, las fortalezas y debilidades de la competencia y otras.

5. Instrumentos: medios, principios y técnicas

En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos fundamentales los cuales son: los medios empleados, sus técnicas de elaboración y los principios que sustentan la validez de los mismos.

 

1.            Los medios  se relacionan con: el diseño de formas y/o cédulas presupuestarias para la recolección de la información y los medios técnicos utilizados para el cálculo.

 

2.            Los principios revisten especial importancia en el campo del  presupuesto y por ello antes de enunciarlos es necesario resaltar el hecho de que sirven de guías específicas o de “moderadores del criterio” de la persona encargada de confeccionar, los presupuestos parciales o el presupuesto general.

 

Estos principios se clasifican en cinco grupos: 

 

a)      De previsión.  Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas  y de las posibilidades de lograr las metas propuestas.

 

b)      De Planeación.  Indican el cambio para lograr los objetivos deseados.   Definen la misión, objetivos, estrategias y políticas para cada área funcional.

 

c)      De organización.  Denotan la importancia de la definición de las actividades humanas para alcanzar las metas.

 

d)     De Dirección.  Indican el modo de conducir las actuaciones del individuo hacia el logro de los objetivos deseados.

 

e)      De Control.  Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros.

 

Estos principios constituyen la razón de ser del presupuesto. Su observancia en el proceso de planificación general de la empresa, a partir de la definición de la misión, objetivos y  estrategias, son básicos para la  elaboración de presupuestos y planes.

 

3. Las técnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad, que pueden provenir de la experiencia o de las investigaciones realizadas en el desarrollo de su trabajo

 

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, de manera general, se puede afirmar que consiste en un proceso integrado de acuerdo a la secuencia de actividades  que se señalan a continuación:

 

La dirección general o estratégica de la empresa, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas  puedan diseñar los planes, programas y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área funcional, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa.

 

A partir de las directrices recibidas, y aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos enmarcados.  Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar los planes. A través de fases interactivas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

 

La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos con base a la actividad que se va a desarrollar.  Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento para conocer la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. 

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